Como gerenciar as rotas dos veículos em sua empresa!

Mais do que nunca, os gestores querem entregar seus produtos e serviços — e não lutar contra colaboradores imprudentes, atrasos de entregas, serviços não realizados, desencontro de informações, reclamações de clientes ou ferramentas chatas que roubam seu tempo. Para isso, contar com uma boa estratégia ao definir um gerenciador de rotas deve ser considerada o pilar fundamental de sua organização.

Por meio desse plano, tenha uma visão rápida e clara das condições que cada veículo deverá alcançar em determinado curso do itinerário, do caminho percorrido com as paradas realizadas, do motorista, da velocidade, do endereço e muito mais. Continue lendo o post para acompanhar nossas dicas!

Como um bom planejamento impacta a gestão do negócio?

Garantir a entrega no prazo é um dos principais acertos da empresa, pois o atraso gera muitos custos extras — como diárias, queda de nível de serviço, insatisfação dos clientes, devoluções e fretes de retorno, e, em alguns casos, até mesmo multas.

O planejamento de rotas auxilia o gestor a ter mais eficiência nas entregas, reduzindo o tempo e os custos, facilitando o gerenciamento e tornando a tomada de decisões mais assertiva.

Veja agora alguns impactos positivos ao se planejar de forma adequada:

• economia de combustível;
• melhoria do nível de serviço logístico;
• satisfação dos clientes;
• redução de custos;
• sinergia entre diversas áreas.

Como melhorar o gerenciamento das rotas dos veículos da empresa?

Quando realizada de maneira estratégica e eficiente, o gerenciamento de rotas pode minimizar ou até mesmo eliminar os riscos, garantindo um maior lucro e melhorando a reputação perante aos consumidores.

Diante disso, veja, a seguir, algumas dicas essenciais para a sua frota!

Considere todas as paradas

Utilizando informações de históricos, é possível se preparar para imprevistos e paradas programadas. Nesse caso, é preciso se atentar para a mudança de porte de caminhões, alteração de profissionais e localizações de entrega para redes de distribuição.

Rastreie os veículos

Para garantir a eficiência da sua rota, é fundamental considerar a segurança da mercadoria transportada, ou seja, quais são os riscos de ela sofrer roubos, acidentes ou extravios.

Além disso, é importante, nos transportes rodoviários, realizar a manutenção dos veículos, adotar os seguros das cargas, fazer o rastreamento e o monitoramento, e estabelecer o acompanhamento das rotas e os horários das entregas.

O rastreio dos veículos permite que você detecte problemas em tempo e distâncias reais, podendo analisar imediatamente as providências que devem ser tomadas.

Essa comparação entre as rotas planejadas e as reais assegura o controle do processo. Caso algum imprevisto aconteça, os clientes podem ser avisados imediatamente.

Utilize um sistema para auxiliar no planejamento

Relatórios de indicadores-chave de desempenho e de inteligência de mercado permitem que você detecte tendências operacionais, antecipe implicações de custos e identifique possíveis medidas preventivas.

Para o acompanhamento mais eficiente dos seus processos, considere adotar um software de gestão de frota. Ele tem uma função essencial em que o calendário de transporte é aperfeiçoado, o que permite a redução de investimentos em combustíveis, diminuição do tempo de deslocamento e menor emissão de carbono, além de uma melhoria no atendimento ao cliente, entre outros fatores.

Com o auxílio de um software, você evoluirá o seu serviço regularmente, aproveitando as novas tecnologias e criando soluções que atendam às necessidades operacionais e estratégicas do negócio de transportes.

Construa relatórios de otimização

Saber os resultados de cada rota de entrega planejada e da performance de seus caminhões oferece a oportunidade de analisar o que pode ser feito no futuro. Com isso, você define não apenas perfis de entrega, mas também o que é melhor para cada cliente.

Com os relatórios de rotas e de desempenho, você será capaz de identificar tendências em suas operações, calcular os investimentos relacionados e perceber possíveis iniciativas de prevenção.

Preveja situações adversas

Algumas situações adversas, como variações climáticas, manutenção na via, trânsito e paradas para abastecimento, podem interferir no gerenciamento de rotas. Nesse caso, uma margem de flexibilidade no tempo entre as paradas pode ser utilizada para se preparar para os imprevistos.

Assim, uma folga maior pode proporcionar alternativas de entrega, fazendo com que a mercadoria chegue na hora certa ou antecipada, resultando em um fator positivo na visão do consumidor.

Desenvolva um padrão para ordem de entrega

A menos que seja necessário entregar uma mercadoria com prazo de urgência, desenvolva um padrão do que deve ser despachados primeiro, separando em ordem todas as exceções. Posteriormente, faça as entregas mais próximas, avançando para as paradas mais longas, até que todas as mercadorias estejam cobertas em um padrão.

Atente-se à manutenção

Outro fator importante é atentar-se para as politicas de manutenção, pois estas precisam ter suas periodicidades bem estabelecidas para não gerar prejuízos para a frota.

Para o acompanhamento dos prazos definidos, vale a pena investir em automação, pois essa ação favorece o aumento das possíveis provisões de gastos, contribuindo com o histórico de manutenções feitas em cada veículo.

Assim, é possível identificar os custos com os consertos, bem como a quilometragem adequada prevista para cada tipo de desgastes, além de abordar outras informações que sejam relacionadas com as manutenções.

Esteja de acordo com a legislação

Atuar conforme a legislação, além de garantir a própria segurança, também evita trazer problemas para a empresa, como retenção do veículo e multas. Diante disso, quando o veículo está com a manutenção e os documentos em dia, e transportando a carga de maneira correta, não há chances de que esses possíveis riscos apareçam.

No entanto, é preciso contar com um motorista responsável, que respeite a legislação de trânsito sem dirigir acima da velocidade permitida e que não faça uso de medicamentos proibidos ou bebidas alcoólicas.

Informe o tempo de entrega

Para evitar atrasos na entrega de mercadorias, que podem fazer com que o cliente acabe desistindo da compra e exigindo o dinheiro de volta, é fundamental informar o tempo da parada. Ou seja, caso o produto chegue antes do horário ou da data prevista, o consumidor precisa ser alertado da proximidade da entrega.

Com isso, é possível evitar problemas com os órgãos de defesa do consumidor, bem como receber a confirmação positiva do cliente e seguir tranquilo para próxima entrega programada.

Por que é fundamental gerenciar corretamente as rotas dos veículos das empresas?

Gerenciar corretamente uma frota traz resultados mais eficientes, pois o controle de processos e a necessidade do planejamento proporcionam informações mais precisas.

Dentre essas informações, estão o estado dos veículos, como os motoristas estão dirigindo, quais rotas estão sendo seguidas e quanto combustível está sendo gasto.

Assim, as decisões e resoluções de problemas podem ser realizadas de forma mais rápida e econômica, pois um gerenciador de rotas bem feito ajuda a descobrir quando há um determinado processo sendo menos eficiente ou saindo mais caro.

Quais são as possíveis consequências de cometer erros nessa etapa?

Uma governança de frota vai além de atender e receber demandas de entregas de mercadorias, pois é preciso planejar, traçar diretrizes e realizar ações que estejam alinhadas com as metas e os objetivos da organização.

Nesse processo, alguns erros podem gerar perdas e causar impactos sobre os investimentos, além de reduzir a lucratividade da empresa.

Dentre as principais consequências nessa etapa, podemos citar:

• desperdícios de recursos;
• mau uso do veículo;
• gasto excessivo de combustível;
• uso pessoal dos automóveis;
• baixa produtividade.

Por que contar com a tecnologia para otimizar as rotas dos veículos?

Para atender os clientes e fornecer uma melhor experiência a eles, o mercado tem apostado nas constantes evoluções, sendo o uso da tecnologia uma grande tendência.

Isso porque ela permite aprimorar os processos com equipamentos e sistema digitais que contribuem para o aumento da produtividade, tanto no aspecto operacional como administrativo.

Com isso, a tecnologia otimiza o gerenciamento de rotas, favorecendo o planejamento de roteiros e a programação das entregas, além das possibilidades de obter relatórios gerenciais do controle das atividades e do desempenho das operações, permitindo desenvolver projetos e ações com mais precisão e melhorias.

Como escolher a solução ideal?

Dentro das soluções apresentadas por um gerenciador de rotas, o rastreamento é uma das opções que mais trazem benefícios. Isso porque ele oferece a localização da frota em tempo real, fornecendo diversas informações relacionadas ao veículo.

Contudo, existem diversas ferramentas que podem ser adotadas a fim de proporcionar o maior ganho e segurança da frota. Algumas dessas soluções são:

• planejador de rotas;
• programa de condução do motorista e telemetria;
• cartões de controle de combustível;
• programa de manutenção preventiva.

Em resumo, ao definir um gerenciador de rotas para os seus colaboradores, fica mais fácil cumprir os seus prazos e compromissos. Isso resultará em créditos para a reputação da empresa e impactará na sua imagem, podendo conquistar mais clientes.

Além disso, o uso de bons métodos de planejamento afetará de modo positivo no caixa da empresa, o que permite investir em melhorias e implementações de tecnologia.

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