Custo total de propriedade (TCO): entenda mais desse conceito na sua frota!

O Custo Total de Propriedade (TCO) é o preço de compra de um ativo, mais os custos de operação. Avaliar o custo total de propriedade representa uma visão mais ampla do que é o produto e qual é o seu valor ao longo do tempo.

Em uma gestão de frotas, a técnica é comumente usada quando é preciso tomar decisões, principalmente se o assunto são aquisições. Dentro desse âmbito, algumas questões são motivos de grande atenção.

É o caso da gestão dos ativos, do orçamento e do planejamento, da seleção de fornecedores, do ciclo de vida dos serviços e equipamentos, da troca de veículos da frota e das decisões de locação ou compra, por exemplo.

Neste post, falaremos mais sobre o TCO e como ele pode ser benéfico para a sua gestão de frotas. Acompanhe!

Quais são os principais benefícios do TCO?

Entender os benefícios do TCO nos permite compreender a importância do cálculo para a gestão de ativos nos negócios. Um dos principais, e que influencia na empresa como um todo, é a possibilidade de tomar decisões de forma mais acertada.

Com as informações em mãos, é possível conseguir identificar o momento correto de fazer uma troca de itens da sua frota ou, ainda, definir se é melhor realizar a terceirização com uma empresa especializada. Isso só é possível com dados precisos em mãos.

Além disso, é possível garantir um planejamento financeiro coerente, pois o setor financeiro terá em mãos as principais informações dos custos que incidem sobre o ativo e, principalmente, se eles serão demandados a curto, médio e longo prazo.

Isso impede, por exemplo, que decisões equivocadas, ruins ou que gerem prejuízos sejam tomadas, ajudando a evitar erros graves para o seu negócio.

Outros benefícios do cálculo do TCO são:

• fornecer uma estrutura para calcular o ROI;
• fortalecer a eficiência operacional;
• melhorar a gestão de frotas;
• determinar o ativo de melhor valor, a partir de alternativas;
• dar apoio estratégico à gestão de custos, economizando em custos evitáveis;
• viabilizar a análise de uma única unidade de negócios, bem como de toda ela;
• ter uma análise mais abrangente de todos os custos potenciais envolvidos com a aquisição de um veículo durante a sua vida útil.

Como esse cálculo pode ser feito?

Para calcular o Custo Total de Propriedade, é necessário fazer a divisão dos custos em cinco categorias diferentes: visíveis, ocultos, de aquisição, implementação e suporte ou manutenção.

Custos visíveis

Os custos visíveis são aqueles que podem ser quantificáveis ou, ainda, que sejam previsíveis, de forma que você tem ciência de que eles acontecerão. Por exemplo, ao falarmos em frotas, podemos falar sobre os custos de manutenções preventivas, impostos que devem ser pagos anualmente (como o IPVA), entre outros.

Custos ocultos

Os custos ocultos são aqueles que surgem sem que tenhamos planejado, ou seja, que ocorrem de maneira inesperada e não podemos deixar de arcar com eles. Quando falamos de frotas, alguns exemplos de custos ocultos são:

• custos com manutenções corretivas;
• sinistros (ou seja, quando há um acidente);
• manutenções desnecessárias;
• depreciação;
• uso de peças inadequadas para consertos.
• ociosidade.
• rotas não planejadas.

Custos de aquisição

Nessa categoria, são considerados todos os custos relacionados com a aquisição, incluindo os investimentos necessários para que haja um funcionamento pleno.

Quando se trata da gestão de frotas, o custo de aquisição considera a reposição de peças periodicamente, toda a estrutura operacional e o que for preciso para o desempenho dos veículos adquiridos, por exemplo.

Custos de implementação

Geralmente, nessa categoria, é feita a contratação de consultores externos, envolvendo a instalação de hardware e software, configuração de sistemas e possíveis alterações em servidores de internet banda larga.

Custos de suporte e manutenção

No custo de suporte e manutenção, é feita a contabilização da implementação de novas funções ou sistemas, assim como atualizações, licenças, garantias, contratações de recursos humanos e de fornecedores externos.

Qual a melhor forma de calcular o TCO?

Com as categorias bem definidas, como fazer o cálculo do TCO com os custos em mãos? A fórmula, de modo geral, pode ser feita da seguinte forma:

TCO = (custo de aquisição) + (custos visíveis) + (custos ocultos) + (custos de suporte e manutenção) + (custo de implementação)

Contudo, lembre-se de conferir se você não está acrescentando os custos em duas categorias diferentes, o que eleva o TCO de forma desnecessária. Por exemplo, se você colocar os custos de manutenção preventiva em custos visíveis e custos de suporte e manutenção, isso poderá dar uma duplicidade equivocada.

Quais as consequências de não calcular o TCO?

Ao não conhecer o TCO, a sua empresa pode ter diversos prejuízos no cotidiano. Por exemplo, se o seu negócio não analisa isso, é possível que tomadas de decisões possam ser realizadas de forma equivocada e, assim, ter perdas significativas financeiras, que podem comprometer o andamento da empresa.

Além disso, sem essa análise, podem ocorrer problemas para identificar oportunidades importantes para a gestão de ativos, além de manter gargalos que podem comprometer o seu negócio. Por exemplo, o TCO permite que você analise se os custos com manutenção corretiva são maiores do que investir mais em manutenções preventivas e, assim, orientar tomadas de decisões melhores no dia a dia.

Com isso, você consegue definir o que funciona melhor para o seu negócio e agir de forma estratégica no momento adequado, garantindo melhores resultados. Por isso, não deixe de realizar o cálculo do TCO periodicamente.

O que deve ser analisado?

A compra de um veículo para a sua frota é um exemplo em que a comparação de custos é importante. Isso porque o custo total de propriedade de um veículo não é apenas o preço de compra, mas também as despesas incorridas com o seu uso, como consertos, seguro e combustível.

A análise do custo total de propriedade pode ser especialmente importante ao comparar um veículo usado com um novo. O fato é que, sempre que você adquirir um veículo, é importante refletir sobre os seguintes pontos:

• qual modelo de carro é o mais eficiente em termos de combustível;
• se a marca e o modelo do seu carro afetam o valor que você paga pelo seguro;
• se o veículo é novo ou usado — modelos mais antigos podem precisar de reparos com mais frequência;
• se o veículo tem garantia e o que ela cobre;
• quando o valor do veículo será depreciado.

Em certas situações, um modelo usado pode parecer um bom negócio no início, mas o TCO — assim como o seguro — pode ser significativamente maior devido a esses fatores. Simultaneamente, é possível substituir várias peças do veículo e não conseguir um valor de revenda justo no final.

O Custo Total de Propriedade pode ajudar de forma significativa a gestão de frotas, possibilitando um planejamento mais estruturado. Com os dados sobre o TCO, torna-se possível fazer uma análise assertiva dos impactos das aquisições, para saber se a operação foi positiva ou negativa. Ao obter o resultado da análise, as outras decisões ficarão mais direcionadas na gestão de frotas.

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