Política de frotas: Aprenda a criar com eficiência

A política de frotas é um dos documentos mais importantes de uma transportadora. Seu papel envolve a gestão de frotas, a avaliação de desempenho da equipe, a gestão de pessoas e, até mesmo, o controle de custos.

Por essa razão, a construção desse registro deve conter informações relevantes tanto para colaboradores como para os condutores de veículos. É considerada, também, uma ferramenta que promove o tratamento igualitário em todos os níveis da hierarquia.

Portanto, para desenvolver a política de frotas que vai guiar a sua empresa, comece com a leitura deste artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a política de frotas?

O gestor de frotas tem uma função bem complexa, que demanda um planejamento para transmitir uma boa orientação. Ele deve ter objetivos claros e que permitam a fluidez dos serviços prestados, com a intenção de evitar desperdícios de recursos da empresa transportadora.

Dessa forma, a estratégia de gestão bem aplicada poderá levar a organização a ter um controle maior das atividades desempenhadas, além de aumentar a sua produtividade e, principalmente, os seus lucros.

A política de frotas ajuda o gestor nesse norteamento dos processos, para que se tornem mais simples, claros e padronizados. Com esse auxílio, será possível exercer uma administração eficiente e inteligente.

Sobretudo, a política de frotas tem grande importância também para que as diretrizes sejam seguidas durante a coordenação do time de motoristas, a fim de que utilizem os veículos de forma correta e segura. Além disso, ela permite administrar com eficácia os possíveis imprevistos que surjam pelos trajetos.

Uma boa política de frotas, portanto, facilita o trabalho do gestor com relação aos “desvios” causados por meio do comportamento dos motoristas pelas rotas que executam.

Ou seja, é um conjunto de regras e de procedimentos que devem ser cumpridos por todos os envolvidos no setor de transporte, tendo como objetivo principal a utilização adequada e de forma econômica dos veículos da frota empresarial.

Como implementar a política de frotas na sua empresa?

A política de frotas oferece a possibilidade de garantir o bom uso dos veículos, aumentando o seu tempo de vida útil, além de reduzir os custos com reparos ou manutenção de danos.

A seguir, veja como fazer a correta implementação em sua empresa!

Defina os objetivos esperados com a política de frotas

Um dos principais meios para o sucesso da política criada para nortear a utilização da frota é a apresentação dos objetivos. De forma clara, devem ser descritos todos os resultados esperados e quais instrumentos serão utilizados para alcançá-los.

A qualificação e o treinamento dos motoristas, por exemplo, são um ponto importante e têm relação direta com os resultados da transportadora. A forma de condução, o respeito à legislação e o cuidado, tanto com a carga como com o patrimônio, são orientações que devem fazer parte das normas.

A manutenção periódica dos veículos também configura um dos meios de prolongar a vida útil do automóvel, garantindo a segurança durante o trajeto de entrega e reduzindo custos com reparos emergenciais.

Desenvolva um documento abrangente

Quanto mais informações sobre os processos de trabalho e diretrizes de comportamento você obtiver, mais completo e claro o documento final será.

Portanto, é preciso delinear:

• boas práticas para a utilização da frota;
• procedimentos de trabalho;
• planejamento da manutenção preventiva;
• controle de multas;
• prevenção de acidentes e avarias;
• economia de combustível;
• cumprimento da legislação de trânsito.

A falta de informações ou a presença de regras incompletas resultam em dúvidas e desvios do comportamento esperado.

Atualize constantemente a política de frotas

Esse é um documento que se modifica com o tempo. Há casos em que as diretrizes da empresa podem ser mais liberais, enquanto, em outras situações, pode ser preciso uma maior rigidez ou controle.

O importante é garantir que as normas reflitam a cultura da companhia e que o processo de adaptação seja realizado de maneira fluida e orgânica. Esse cuidado faz com que a equipe não se sinta excessivamente pressionada e fique insatisfeita.

Publique e divulgue as normas

Sob o ponto de vista do gestor, a maior dificuldade em garantir o cumprimento das politicas institucionais está na conscientização da equipe. A partir do momento de sua aprovação, os princípios são válidos e podem ser aplicados aos colaboradores.

Contudo, sem que as informações sejam disseminadas de forma eficiente, há possibilidade de alegar desconhecimento e dificuldade de aplicar as penalidades previstas. Por essa razão, os treinamentos e as campanhas de divulgação são primordiais para que as normas sejam seguidas em sua totalidade.

Essa medida também garante transparência aos fornecer os meios necessários para que as politicas sejam conhecidas de forma integral.

Desenvolva a cultura desejada

O desenvolvimento de norma tem profunda relação com a forma como a transportadora se apresenta para o mercado. Essa é uma empresa que preza pela satisfação dos clientes? Que se preocupa com o seu impacto ambiental? Ou que adota práticas sustentáveis? É uma organização que valoriza e respeita a sua equipe?

Esse aspecto constitui uma ferramenta de gestão utilizada para desenvolver o planejamento estratégico. Em muitos casos, tanto o topo da cadeia de gerenciamento quanto a base operacional estão ligados por um mesmo propósito e compartilham as mesmas obrigações e benefícios.

Como criar uma política de frotas eficiente?

Após a elaboração de uma relação de regras para uma boa política de frotas, deve-se estabelecer o que é ou não permitido, deixando claro aquilo que deve ser comprovado, além da abordagem das tratativas com relação às regras de trânsito.

Para isso, listamos abaixo as principais dicas a serem seguidas:

• identifique os problemas;
• padronize os veículos;
• defina protocolos;
• capacite a equipe;
• defina as funções de cada colaborador;
• delegue responsabilidades para o desempenho das tarefas com mais agilidade;
• comunique, com fluidez e clareza, os aspectos legais no trânsito.

Quais são os cuidados necessários durante a implementação?

Diante do exposto neste artigo, podemos perceber que a política de frotas tem um ganho positivo e diferenciado para a empresa transportadora, pois cada executante terá a ciência de suas funções e responsabilidades. Dessa forma, as tarefas serão executadas com rapidez, redução dos custos operacionais e aumento da produtividade da equipe.

Contudo, é sempre bom tomar algumas precauções para que o documento seja claro em relação:

• à finalidade de cada veículo;
• aos colaboradores permitidos a utilizá-los;
• às regras de utilização;
• ao responsável pelo pagamento de multas e avarias;
• a outros procedimentos pertinentes ao bom uso da frota.

Como em todo tipo de controle de métrica, é importante a confiança de todos os envolvidos na execução das diretrizes estabelecidas pela política de frotas para o alcance de bons resultados.

Uma política de frotas construída de maneira clara e divulgada amplamente constitui um dos meios de reduzir os riscos da operação logística. Com isso, as transportadoras têm a oportunidade de aprimorar seus processos, implementar soluções criativas e oferecer serviços aprimorados aos seus clientes. Dessa forma, é possível crescer e se destacar no mercado.

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