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8 dicas para melhorar o controle de despesas da sua frota

controle de despesas da frota
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Escrito por Movisat
A crise financeira ainda afeta a lucratividade dos negócios e é preciso pensar em meios inteligentes para mensurar os gastos, reduzir custos e ajudar a sua empresa a administrar esse momento difícil.

Por isso, vale destacar a importância de fazer um controle de despesas da frota para ter mais economia e eficiência nessa área. Pensando nisso, neste post vamos apresentar 8 dicas para ajudá-lo a alcançar esse objetivo. Se o assunto interessa a você, continue a leitura! 

1. Realize manutenções preventivas seguindo o calendário

Uma das dicas mais importantes para melhorar o controle de despesas da sua frota é realizar manutenções preventivas seguindo o calendário. Com isso, a sua companhia evitará gastos maiores por falta de suporte necessário em tempo hábil.

Nesse caso, é fundamental ter um sistema que exiba todo o histórico de itens realizados, com data, local e custo. Sem esse controle fica difícil verificar se a manutenção é feita no tempo correto e não antes ou após o período necessário.

2. Faça parcerias estratégicas com fornecedores de peças e serviços

Pare um pouco e se pergunte: quais são as parcerias que o seu negócio tem estabelecido? Elas envolvem o fornecimento regular de combustível confiável? Quanto às peças e renovação de componentes utilizados pelos caminhões?

É essencial firmar parcerias com prestadores de serviços que estejam alinhados às suas necessidades. Desse modo, você diminui os gastos — uma vez que passa a controlar melhor as despesas — e obtém um nível maior de estabilidade na condução dos negócios.

Além disso, softwares de gestão, que garantam o acompanhamento dos veículos e dos indicadores, são ótimas opções para visualizar o controle de gastos como um todo. A contratação desse serviço, somado a parcerias estratégicas com postos de combustíveis que negociem o valor médio dos abastecimentos, favorecem a busca por uma gestão responsável.

3. Use a tecnologia para o controle de despesas da frota

Você conhece o dashboard gerencial? Esse programa é essencial para controlar os gastos e visualizar o negócio de forma mais integral, observando onde os investimentos são alocados e o que pode ser efetivamente melhorado.

Frotas necessitam de manutenções, mas pode ser difícil para gestores muito atarefados garantir que elas sejam realizadas no momento certo. O dashboard fornece instantaneamente o custo total com as revisões e reparos. Assim, você garante o controle otimizado das despesas.

Além disso, despesas gerais, como gastos dos motoristas com alimentação, pedágios, estacionamentos e abastecimentos são devidamente mapeados pelo software. Todas as multas serão registradas. Desse modo, será possível até mesmo criar premiações para os condutores que sofrerem menos sanções. Isso vai incentivá-los a adotar uma conduta mais responsável nos trajetos.

4. Otimize as rotas

O caminho percorrido pelos seus condutores também impacta nos custos do negócio. Quando os motoristas escolhem transitar por vias que prolongam o tempo de transporte, eles acabam aumentando os gastos com combustível, além de ocasionar desgaste dos pneus e depreciação do caminhão.

Dessa forma, rastrear esses trajetos é outra medida valiosa para garantir que as entregas sejam otimizadas e realizadas no menor período de tempo possível. Além disso, você consegue projetar as rotas desde o início do trabalho, o que garante ao motorista a chance de desviar de vias mais sujeitas a alagamentos ou estradas precárias.

5. Monitore sempre o andamento das operações

Mencionamos a importância de elaborar rotas otimizadas desde o início das operações. Com a tecnologia de ponta aplicada à logística, existem softwares específicos para conferir maior otimização e segurança ao transporte de carga.

Além de indicar os melhores caminhos a serem seguidos de acordo com a demanda, é possível monitorar o veículo, checar o comportamento do motorista e ainda receber alertas em caso de tentativa de roubo.

Caso você receba uma ligação de um cliente impaciente, por exemplo, poderá consultar o software para conferir o estágio no qual a entrega se encontra. Desse modo, serão repassadas informações precisas, obtidas em tempo real. Isso impacta positivamente na experiência daquele consumidor com o seu negócio.

Do mesmo modo que a empresa deve procurar parceiros e fornecedores de alto nível, os clientes também utilizam esses critérios na hora de fechar negócio com a companhia. Conseguir prover respostas rápidas e garantir os prazos são quesitos imprescindíveis para satisfazê-los.

6. Controle gastos com abastecimento

Um dos custos mais importantes que se deve dar atenção é com abastecimento, pois as despesas com combustível são altamente significativas em uma frota. 

Novamente, é essencial ter um sistema que exiba todo o histórico dos abastecimentos, quantidade de litros, valores, tipo de combustível e comparação de custos e média por quilômetro de cada veículo. Essas informações ajudam a decidir se compensa renovar parte da frota no momento, por exemplo e também se não há desvios ou gastos desnecessários.   

7. Confira multas constantemente

Outra coisa que gera muita despesa para sua empresa são as multas em decorrência de infrações de trânsito. Sem o correto controle você pode perder a chance de recorrer e conseguir extinguir algumas delas. Para isso, é válido mencionar a importância de um bom sistema de gestão de frota para registrar o histórico de multas e custos.

Com essas informações, o gestor pode decidir se é preciso, por exemplo, oferecer treinamentos em direção defensiva para os motoristas, com a intenção de reduzir esses gastos e melhorar a exposição da empresa.

8. Anote despesas

Por fim, outra dica importante para melhorar o controle de gastos da sua frota é anotar as diversas despesas que ela vai gerar para realizar o trabalho, como pedágio, estacionamento, alimentação etc. 

Geralmente, essas despesas não são controladas por parecerem pequenas, no entanto, quando somadas, geram gastos elevados para as contas da empresa. 

O sistema de gestão de frotas ajuda a reduzir os custos, pois monitora todos os gastos e controla o uso do EPI. Com esse software, você terá uma visão mais abrangente e reduzirá custos desnecessários com a sua frota. 

Neste post você aprendeu 8 dicas fundamentais para melhorar o controle de despesas da frota. É aconselhável que você procure implantar em sua empresa sistemas robustos de gestão para começar a ter o controle dos gastos e ter mais economia dentro do negócio.

E aí, gostou do nosso texto? Aproveite a visita e entre em contato conosco, pois temos as melhores soluções para lhe oferecer. Estamos à disposição!

Sobre o autor

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Somos uma empresa de Rastreamento Veicular, especializada em Gestão de Frotas e Equipes. Nosso sistema auxilia na automatização de rotinas e processos, otimizando tomadas de decisões dos gestores através de dados precisos sem erro humano.

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