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Reembolso de despesas de viagem: entenda como funciona!

reembolso de despesas de viagem
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Escrito por Movisat

As viagens corporativas envolvem uma série de fatores, além da compra de passagens e dos objetivos traçados pelo deslocamento. A boa notícia é que é possível realizar a gestão de forma mais precisa, ao definir políticas bem-definidas.

É o caso das normas de reembolso de despesas de viagem, por exemplo. Com as recentes mudanças em nossa legislação, o acordo entre colaborador e empresa tornou-se mais flexível.

Pensando nisso, preparamos um post especial sobre essa política e a gestão de viagens corporativas como um todo. Confira conosco!

O que é a gestão de viagens?

Esse tipo de gestão, no universo corporativo, diz respeito ao gerenciamento de tudo o que envolve uma viagem de negócios. Além disso, um dos objetivos é conduzi-la com os menores custos, mas sem perder a qualidade do serviço e as boas condições aos envolvidos.

Dessa forma, a gestão de viagens corporativas analisa quais são os reais objetivos daquele deslocamento e estabelece um orçamento de acordo com a realidade da empresa. Um grande desafio é conciliar boas condições tanto para a companhia como para os viajantes.

Como melhorar o gerenciamento de viagens corporativas?

Agora que conhecemos o conceito, é hora de apresentar algumas dicas práticas para facilitar o relacionamento entre as empresas e os colaboradores que serão designados para se deslocar.

Fazer uma análise de custos

Aqui, o objetivo é proporcionar conforto para o colaborador designado para a viagem e garantir que todas as metas sejam cumpridas. Mas a análise começa antes disso: primeiro, é preciso estabelecer se aquele deslocamento é realmente necessário.

Assim, as viagens corporativas devem ocorrer somente quando os benefícios desse deslocamento sejam óbvios para a empresa e agreguem valor ao negócio.

Identificar necessidades

Sua empresa enviará alguns colaboradores para uma palestra importantíssima, envolvendo seu ramo de atuação? Alguns profissionais receberão treinamentos de alto nível em outra localidade? Esses são bons exemplos para a realização de uma viagem corporativa.

Desse modo, saiba identificar as viagens que realmente possam gerar oportunidades para o negócio. Descarte aquelas que envolvam atividades que possam ser realizadas por telefone ou pela internet.

Definir uma prática de reembolso

Para estabelecer parâmetros bem-definidos sobre o reembolso de viagens, é fundamental ter normas claras sobre como a solicitação deve ser feita, com as respectivas condições para que isso aconteça.

Desse modo, os gestores evitam que os deslocamentos ocorram sem que as normas estejam estabelecidas. Caso isso aconteça, a empresa pode acabar repassando a mensagem que a organização cobre todos os gastos de forma indiscriminada.

Como fazer o reembolso de despesas de viagem?

É importante notar que a legislação trabalhista delimita que os custos relacionados às viagens corporativas fazem parte das despesas gerais de trabalho. Desse modo, elas não devem fazer parte do salário do colaborador.

Gastos com alimentação, passagens e hospedagem, por exemplo, têm natureza indenizatória e devem ser custeados pela empresa. Inclusive, um dos principais pontos da reforma trabalhista, aprovada em 2017, diz respeito aos acordos entre os colaboradores e a empresa.

Agora, as empresas têm uma flexibilidade maior para negociar as opções de reembolso. Portanto, os gestores podem optar por realizar um adiantamento ou pelo pagamento posterior, relacionado às despesas de trabalho e diárias.

Dessa forma, estabelecer uma política de reembolso, como vimos anteriormente, é imprescindível. A empresa deve nomear o que pode ser efetivamente reembolsado antes das viagens. Para evitar confusões, é importante listar opções, como:

  • transporte local;
  • passagens;
  • alimentação;
  • vistos de viagem;
  • uso de internet e de telefone.

Do mesmo modo, é possível citar coisas como a compra de souvenirs do local visitado e gastos com danos relacionados a equipamentos como não reembolsáveis. Basta acordar com o colaborador antes do deslocamento, assim como estabelecer prazos para solicitações e apresentação de recibos.

Como pudemos ver no artigo, o reembolso de despesas de viagem faz parte de uma política mais ampla de gestão corporativa. É importante que a empresa deixe suas normas bem claras para o colaborador designado para um deslocamento específico.

Gostou do texto e quer continuar lendo sobre outros assuntos relacionados ao mundo da logística? Então, aproveite a visita e leia agora mesmo o nosso post sobre como melhorar o controle de despesas da sua frota!

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Somos uma empresa de Rastreamento Veicular, especializada em Gestão de Frotas e Equipes. Nosso sistema auxilia na automatização de rotinas e processos, otimizando tomadas de decisões dos gestores através de dados precisos sem erro humano.

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