Ainda usa planilha de controle de frota? Veja 5 motivos para abandoná-las!

Fazer a gestão da frota não é uma tarefa fácil. Afinal, são muitas responsabilidades e é necessário analisar tudo o que acontece constantemente. Por isso, por muito tempo, uma grande aliada da função foi a planilha de controle de frota, com todos os dados necessários para manter tudo funcionando perfeitamente.

Porém, esse método tem se tornado cada vez mais obsoleto — e, em alguns casos, em vez de ajudar acaba atrapalhando todo o processo, gerando até gastos desnecessários. Atualmente, existem diversas alternativas à tradicional planilha, com configurações automatizadas e capazes de organizar uma grande base de dados.

Se você ainda tem dúvidas sobre por que abandonar as planilhas, continue conosco e confira cinco motivos para aposentá-las de uma vez por todas!

1. Falta de precisão 

Apesar de conter todas as informações relevantes, mesmo uma planilha muito detalhada pode pecar com a falta de precisão.

Afinal, só é possível fazer uma análise detalhada ao final do mês. Então, fica difícil identificar se determinado motorista está dirigindo além da velocidade permitida ou alterando rotas sem a autorização da equipe de roteirização, por exemplo. 

É importante ressaltar que isso afeta ainda mais frotas grandes, pois as informações podem acabar ficando generalizadas, dificultando a identificação de problemas individuais. 

2. Informações descentralizadas

Um grande problema das planilhas de controle de frota é que elas deixam as informações separadas. Em um primeiro momento, pode até ser fácil de colocar tudo o que estiver relacionado ao abastecimento na mesma tabela, por exemplo.

O problema começa quando há a necessidade de cruzar esses dados com os de outras áreas — e fica pior ainda se estivermos lidando com grandes quantidades de dados.

Você certamente já passou pela situação de ter que criar novas tabelas apenas para descobrir uma informação simples, que seria facilmente encontrada em um sistema de integração de dados. Afinal, além de englobar todos os dados, ele ainda fornece diagnósticos certeiros e sem necessidade de revisão.

3. Ocorrência de erros na planilha de controle de frota

Como tudo o que é feito por pessoas, a planilha fica completamente suscetível a erros em relação ao controle de frota.

Essas incoerências não se limitam apenas ao preenchimento — como colocar a data errada da revisão do veículo —, abrangendo também a exclusão de dados importantes. Já pensou no tempo necessário para conseguir levantá-los novamente?

4. Falta de segurança para as informações

Apesar de ser utilizada apenas por pessoas autorizadas, ainda assim a planilha de controle de frota não é segura.

Sem contar com o risco de ter uma parcela ou todos os dados apagados, ainda há chances de isso acontecer propositalmente — e também não podemos descartar a possibilidade da venda de dados de roteirização, por exemplo. 

5. Surgimento de novas tecnologias

O último motivo para você abandonar de vez a planilha de controle de frotas é a variedade de softwares e aplicativos capazes de armazenar todos os dados e entregar relatórios precisos.

Essas tecnologias facilitam a gestão da frota e otimizam todo o processo, reduzindo consideravelmente a possibilidade de erros e o desperdício de recursos. 

A Movisat, por exemplo, oferece um sistema de rastreamento e gestão de veículos capaz de organizar tudo o que se refere à frota. Com ele, é possível automatizar o controle de manutenção, de abastecimento, de despesas, de entregas e de visitas, entre outros. Tudo isso fica disponível no aplicativo, o que facilita a identificação de problemas e oportunidades.

Abandonar de vez a planilha de controle de frota pode parecer desafiador em um primeiro momento, mas as vantagens de substituí-la por sistemas automatizados fazem valer muito a pena.

Agora que você já sabe que está na hora de aposentar a planilha, entre em contato conosco e encontre a solução ideal para o seu negócio!