Gestão de tarefas: como ela pode auxiliar no gerenciamento da frota?

A Gestão de tarefas em uma empresa é mesmo um processo complexo e que exige muita habilidade dos profissionais.

Nesse sentido, uma das grandes falhas de quem gerencia as frotas é deixar seus processos sem um controle adequado, apresentando departamentos segregados, que não se comunicam entre si, e sem uma gestão de tarefas de qualidade.

Diante disso, novas estratégias têm sido aplicadas justamente para facilitar o gerenciamento corporativo das frotas e das equipes externas. Entre elas, a gestão de processos destaca-se no mercado.

Continue lendo o texto e saiba como otimizar todas as tarefas do dia a dia em seu negócio!

Planeje as rotas

Um bom planejamento de rotas é essencial para ter os melhores resultados do negócio, reduzindo custos e garantindo um aproveitamento efetivo da frota.

Diversos fatores devem ser considerados ao realizar esse procedimento. Entre eles, um bom mapeamento de operação, o uso de ferramentas de monitoramento que ajudam a realizar otimizações constantes na execução do trabalho e, também, a possibilidade de investir em tecnologias que tornam todas as tarefas mais simples.

Se o planejamento de rotas é bem feito, a logística aprimora-se e a lucratividade é maior. Há economia em custos com combustível e manutenção de veículos, aumento da capacidade de entrega e maior satisfação dos consumidores.

Checklist das tarefas

É primordial a criação de checklists voltados especificamente para sua organização. Geralmente, possuem várias informações em pluralidade:

• Roteiro de tarefas;
• Locais e horários das tarefas;
• Tempo de duração de cada serviço;
• Quantidade de tarefas por veículo;
• Quantidade de tarefas por região;
• Documentos em posse de cada veículo;
• Painel em tempo real das atividades pendentes, em atraso e realizadas;

Faça uso de softwares especializados

Com um software qualificado é mais fácil realizar uma gestão de frotas de veículos. O gestor deve estar com a atenção voltada para sua operação, deixando que um sistema ineligente faça o trabalho “braçal” dos apontamentos necessários, como por exemplo da manutenção preventiva, que auxilia na redução dos gastos e de problemas com a execução das tarefas, já que pode sanar problemas eventuais com itens desgastados recebendo vários alertas de itens como controle de calibragem, troca de óleo, troca da correia dentada, instruções de recapagem rodízio e par perfeito de pneus entre várias outras situações.

Para finalizar, com a implantação do software, é mais fácil visualizar todas as despesas como despesas e multas, podendo verificar em quais rotas ocorre o maior número de infrações. 

Monitore a frota

Monitorar os motoristas e os veículos permite acompanhar de perto a execução do planejamento, identificando quando há contratempos, como um acidente ou falhas no carro, possibilitando que o cliente seja notificado e algo seja feito, como o envio de um novo veículo ao local.

Além disso, é possível usar as informações do monitoramento para avaliar se a realidade está dentro do planejado, ajustando possíveis diferenças, como tempo médio de entrega, rotas mais velozes e capacidade de entrega dos veículos. 

Outro ganho ao usar essas ferramentas é a proteção contra roubos e furtos dos carros durante a execução dos serviços. Dessa forma, em situações do gênero, é possível acionar a polícia e recuperar o seu patrimônio.

Em resumo, a implementação do programa para gestão de frotas é bem simples. Sendo uma ferramenta essencial para a equipe administrativa, a efetividade desse auxílio é percebida de forma rápida. O gerenciamento otimiza e agiliza o trabalho. Esse controle precisa sempre ser revisto para averiguar se os resultados estão de acordo com o planejado.

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