8 maneiras de melhorar a gestão de equipes externas

Gerenciar a tarefa e incentivar a produtividade na gestão de equipes externas é, em geral, um dever complicado. Os colaboradores necessitam se locomover para atender parceiros e clientes, e nem todas as organizações estão preparadas para ter um controle exato sobre suas atividades.

Por isso, quando é falado nesse tipo de time, logo vem à mente a equipe de representantes da empresa. São eles que estão à frente, junto ao cliente no cotidiano, retratando uma marca ou um produto. Por esse motivo, esses devem ser os profissionais estrategicamente treinados e capacitados para o atendimento. Continue a leitura do post para entender mais sobre o tema!

Quais são os desafios para administrar a gestão de equipes externas?

É habitual encontrar impasses no cotidiano em uma gestão de equipes externas. Não é viável determinar todos, pois, além das adversidades globais, toda organização tem seus problemas peculiares.

Mas podemos observar, ainda, alguns desafios que são encontrados de modo geral nas empresas que atuam com equipes externas, independentemente do seu core business, pois são questões ligadas com a natureza de ter colaboradores atuando fora da empresa e a distância.

Citamos quatro referências de grande escala que são vistas em muitas instituições:

• cronograma incoerente;
• baixa produtividade;
• roteirização mal planejada;
• trabalho sem foco.

Quais são as práticas que contribuem para essa gestão?

Uma boa gestão de equipes começa com um planejamento bem-definido, no qual cada colaborador conheça suas funções e seu papel dentro da organização. Cabe ao líder estabelecer metas de curto, médio e longos prazos, de modo a manter os objetivos de cada período sempre em evidência e, claro, comunicá-lo a todos os envolvidos.

Para isso, listamos 8 práticas para manter uma gestão mais eficaz. Vamos entender mais sobre elas, a seguir.

1. Faça o acompanhamento em tempo real

Nesse sistema, tanto os seus clientes quanto seus colaboradores terão mais segurança com relação aos serviços a serem realizados e cumprimento dos prazos de entrega. Consequentemente, haverá o aumento da qualidade do serviço prestado, o que contribui para um maior grau de customer success.

Por meio de uma plataforma de acompanhamento em tempo real das entregas e visitas realizadas, é possível melhorar o relacionamento com o cliente, aprimorar sua estratégia e a logística de atendimento.

2. Controle as distâncias percorridas

Diversas vezes, a logística torna-se mal programada. O ideal é que os gestores apliquem métodos que possibilitem uma melhor performance tanto no trânsito quanto na otimização geográfica.

É primordial a avaliação do gestor nas atuações da sua equipe, identificando otimizações conforme dados das atividades realizadas. Para isso, é recomendado utilizar sistemas de gestão, especializados em oferecer imediatamente informações precisas para boas tomadas de decisões.

3. Produza relatórios gerenciais

A performance de uma empresa deve ser estudada a partir de um composto de referências que permitam que sua efetividade seja observada num dado momento. Além do mais, deve mostrar subsídios para projetar o futuro da empresa, fazer ajustes no rumo e apresentar novos modos de atuação.

Nada melhor do que uma plataforma estratégica para possibilitar o envio dessas informações via relatórios.

4. Faça o controle de jornada

Esse tipo de monitoramento é indispensável para ter uma boa administração dentro das organizações e entregar um serviço de excelência ou o produto dentro do prazo. Ele pode ser otimizado com uso de tecnologias existentes. Para isso, citamos, aqui, algumas vantagens dessa estratégia:

• comunicação instantânea entre colaborador e empresa por meio do aplicativo;
• status e geolocalização de sua equipe em tempo real;
• registro de atendimento ou serviço instantâneo;
• redução de custos (combustível, horas extras, tempo de atendimento, etc.);
• controle de jornada de trabalho (entrada e saída do colaborador).

5. Promova uma comunicação clara e eficiente

Quando temos funcionários fora do ambiente da empresa, é fundamental garantir que as comunicações internas e externas sejam realizadas de forma eficiente. Por isso, é fundamental trazer elementos para proporcionar uma comunicação aberta entre a sede e os colaboradores externos.

As tecnologias serão suas maiores aliadas nesse processo, sejam aquelas que atuam com comunicação, sejam as que ajudam nisso de forma indireta. Por exemplo, com o rastreamento das frotas, você já vai saber caso ocorra algum desvio e vai diretamente ao ponto na comunicação com o condutor.

Isso encurta processos de ainda perguntar a localização dele, permitindo uma resolução de problemas mais ágil, se for preciso (por exemplo, no caso em que o veículo tenha sido roubado).

6. Estabeleça uma política de conduta para equipes externas

Como muitas vezes os profissionais de equipes externas atuam de forma autônoma, sem supervisão, é importante definir uma política de conduta. Isso é essencial para nortear a ação deles em situações atípicas e garantir o cumprimento de legislações sobre a área de atuação.

Por exemplo, para motoristas da sua frota, é importante traçar diretrizes relacionadas ao descanso obrigatório, que deve ser realizado a cada 6 horas. Além disso, é preciso estabelecer o que é considerado uma condução segura e regras sobre o que deve ser feito em caso de problemas.

Assim, se a pessoa passar por um problema, ela saberá o que fazer, de acordo com as diretrizes traçadas previamente e, assim, proporcionar mais segurança na condução dos veículos.

7. Defina uma liderança externa

Se você está lidando com equipes que tendem a ir sempre para as mesmas direções (por exemplo, grupo de motoristas que seguem a mesma rota), é importante ter uma liderança externa para resolver questões pessoalmente, em caso de problemas.

Assim, você pode ter um gestor de frotas que fica internamente em seu negócio, mas, ao mesmo tempo, ter alguém próximo para agir de forma ágil no dia a dia.

8. Invista em desenvolvimento da equipe

Esse é outro ponto importante para ter uma equipe externa que consiga ser produtiva e eficiente para minimizar problemas que possam ocorrer durante o processo. Afinal, como não há um controle tão próximo das lideranças internas, é importante que eles estejam preparados para evitar problemas.

Por exemplo, se estamos falando de equipes da construção civil, é comum que problemas no canteiro de obras demandem mais atenção, pois os profissionais poderão estar em lugares de difícil acesso. Sendo assim, é importante que eles estejam treinados sobre como proceder em caso de acidentes.

O mesmo vale, também, por exemplo, para os motoristas da sua frota. Quando eles estão devidamente treinados, conseguem dirigir de forma mais segura e evitar acidentes que comprometam a segurança deles e dos produtos transportados.

Em resumo, para ter uma gestão de equipes externas produtiva, é importante investir em tecnologias para administrar e ter conhecimento da sua operação e oferecer estrutura confiável para seus colaboradores e clientes.

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as práticas que contribuem para essa gestão?

Uma boa gestão de equipes começa com um planejamento bem definido, no qual cada colaborador conheça suas funções e seu papel dentro da organização. Cabe ao líder estabelecer metas de curto, médio e longos prazos, de modo a manter os objetivos de cada período sempre em evidência e, claro, comunicá-lo a todos os envolvidos.

E para isso listamos 4 práticas para manter uma gestão mais eficaz, e são elas:

1. Acompanhamento em tempo real

Nesse sistema, tanto os seus clientes quanto seus colaboradores terão maior segurança com relação aos serviços a serem realizados, cumprimento dos prazos de entrega, consequentemente, o aumento da qualidade do serviço prestado, o que contribui para um maior grau do customer success.

Por meio de uma plataforma de acompanhamento em tempo real das entregas e visitas realizadas, é possível melhorar o relacionamento com o cliente, aprimorar sua estratégia e também a logística de atendimentos.

2. Distâncias percorridas

Diversas vezes a logística torna-se mal programada. O ideal é que os gestores apliquem métodos que possam possibilitar uma melhor performance tanto no trânsito quanto na otimização geográfica.

É primordial a avaliação do gestor nas atuações da sua equipe e identificar otimizações conforme dados realizados. Para isso recomenda-se a utilização de sistemas de gestão, especializados em oferecer imediatamente dados precisos para tomadas de decisões assertivas.

3. Relatórios gerenciais

A performance de uma empresa deve ser estudada a partir de um composto de referências que permitam saber sua efetividade num dado momento. Além do mais, deve mostrar subsídios para que se possa projetar o futuro da empresa, fazer reparos de rumo e apresentar novos modos de atuação. Nada melhor do que uma plataforma estratégica para possibilitar o envio dessas informações via relatórios.

4. Controle de jornada

Esse tipo de monitoramento é indispensável para ter uma boa administração dentro das organizações e entregar um serviço de excelência ou o produto dentro do prazo. Ele pode ser otimizado com uso de tecnologias existentes. Para isso citamos aqui algumas vantagens dessa estratégia:

• comunicação instantânea entre colaborador e empresa através do aplicativo;
• status e geolocalização de sua equipe em tempo real;
• registro de atendimento ou serviço instantâneo;
• redução de custos (combustível, horas extras, tempo de atendimento, etc.);
• controle de jornada de trabalho (entrada e saída do colaborador).

Em resumo, para ter uma gestão de equipes externas produtiva é importante investir em tecnologias para administrar e ter conhecimento da sua operação e oferecer estrutura confiável para seus colaboradores e clientes.

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