4 maneiras de melhorar a gestão de documentos da empresa

Em toda empresa há um grande acervo de documentos. Muitos deles servem de base para o preenchimento de dados e para resolver problemas burocráticos. Em diversos momentos do dia é necessário ter acesso a estes arquivos para realizar a consulta de dados. Por isso, se torna necessário uma boa gestão de documentos, a fim de evitar desperdício de tempo e erros de arquivamento.

Pelo fato de armazenarem informações muito importantes, os documentos entram no grupo dos recursos mais valiosos de uma empresa. São diversos os documentos que precisam estar sempre fáceis de serem acessados, como documentos do condutor, da frota e da carga — para quem tem uma empresa que possui veículos, por exemplo. Cabe aos gestores investirem na melhora dessa gestão para otimizar seus negócios.

Portanto, preparamos o artigo para que você conheça 4 maneiras de melhorar a gestão de documentos da sua empresa. Acompanhe!

1. Gestão de documentos: Organize por grupos e de acordo com o uso

A primeira coisa a ter em mente quando se pensa em gestão de documentos nas empresas é que quem vai buscar esses arquivos nem sempre conhece a estrutura hierárquica a qual eles obedecem. Por este motivo, é preciso criar pastas e subpastas nomeando tudo e separando por grupos ou categoria, a fim de facilitar a acessibilidade de todos os funcionários.

Eles encontrarão os arquivos que estão procurando sem dificuldades e, assim, otimizará o tempo deles. E também leve em conta a utilidade de cada documento ao separá-los para facilitar a busca e o seu uso.

2. Coloque datas em documentos que precisam ser atualizados

Diversos arquivos precisam receber informação de outra fonte ou serem atualizados, principalmente os que não são menção para inclusão de dados, mas que são criados para algo específico. Uma forma de sempre saber o que cada um dos funcionários fez com cada documento, é inserir o comando “salvar como” juntamente com o nome e a data da última atualização do arquivo.

3. Conceda a um funcionário a tarefa de organizar os documentos

Lembre-se de uma coisa: tão importante quanto gerar maneiras de facilitar a utilização dos documentos é mantê-los organizados e nos seus devidos lugares. Para tal, é necessário instruir seus gestores e funcionários a sempre salvarem todos os documentos e arquivos importantes, a fim de serem encontrados pelos outros colaboradores.

Mas é importante escolher alguém da sua equipe que tenha paciência e seja como um líder — que promova aos colegas as melhores ações para manter os documentos bem organizados.

4. Utilize o Cloud Computing para armazenar conteúdo digital

Cloud Computing é o mesmo que computação em nuvem, sendo uma prática comum no meio corporativo. Com ele você consegue ter mais flexibilidade e agilidade nas suas consultas, como acessar seus arquivos e documentos. Além disso, a redução de custos e a escalabilidade do ambiente são algumas das vantagens que acabam tornando esse movimento interessante para as organizações. 

Em síntese, independente do segmento e do tamanho da empresa, a gestão de documentos é essencial para um gerenciamento eficiente e de qualidade. É muito importante o controle do vencimento do IPVA, CNH e licenciamento — além dos documentos pessoais do condutor. 

É essencial ter um ambiente em que possam arquivar e consultar todos estes documentos sempre que necessário. Lembre-se que qualquer aviso pode ser automaticamente acionado via e-mail, por um software automatizado, otimizando o controle da gestão de documentos da empresa. 

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